Arbeitsrecht: Desk Sharing, Open Space, Sharing Ratio, Clean Desk Policy & Co

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Natalie Dubsky, People Relations-Labor Law OMV Aktiengesellschaft und Dr. Natalie Hahn, Partnerin E+H Eisenberger + Herzog Rechtsanwalts GmbH
Dr. Natalie Dubsky, People Relations-Labor Law OMV Aktiengesellschaft und Dr. Natalie Hahn, Partnerin E+H Eisenberger + Herzog Rechtsanwalts GmbH

Home Office is here to stay – Im Zuge der Corona-Pandemie wurden sowohl seitens der ArbeitnehmerInnen als auch der ArbeitgeberInnen positive Erfahrungen mit mobilen Arbeitsformen gemacht.

Viele ArbeitgeberInnen („AG“) haben bereits in die entsprechende digitale Arbeitsmittelausstattung für die Home Office Arbeit investiert, sodass man auch nach der Pandemie weiterhin Home Office Arbeit ermöglichen kann und will. Mobiles Arbeiten in den verschiedensten Ausprägungsformen wird uns daher auch in der Arbeitswelt nach Corona erhalten bleiben. Aufgrund der dadurch gestiegenen Abwesenheiten der ArbeitnehmerInnen („AN“) im Büro evaluieren viele Unternehmen Einsparungspotential im Bereich der Raummieten und überlegen auch im Gegenzug in dynamischere Raumnutzungskonzepte und hochwertigere Arbeitsplatzausstattung (vor Ort und im Home Office) zu investieren. Mitunter zeigt sich auch ein Trend, das Büro vermehrt als Kollaborationszone und das Home Office eher für die konzeptionelle Arbeit zu nutzen. Für die Arbeit im Büro bieten hier „Desk Sharing“- Modelle effiziente Alternativen für die Raumnutzung an.

Was ist „Desk Sharing“ überhaupt?

In „Desk Sharing“-Modellen haben AN keinen eigenen, fest zugeordneten Arbeitsplatz mehr, sondern teilen Arbeitsplätze mit anderen AN, weshalb sich „Desk Sharing“-Modelle nicht bei allen AN an gleich großer Beliebtheit erfreuen. AN müssen sich daher bei Aufnahme der Arbeit einen freien, noch unbesetzten Arbeitsplatz suchen. Die Ausgestaltung von „Desk Sharing“-Modellen kann in der Praxis recht unterschiedlich erfolgen: Einige Unternehmen führen „Desk Sharing“-Modelle nur für bestimmte (geeignete) Abteilungen ein, andere setzen auf Gesamtkonzepte für ganze Unternehmensbereiche.

Ausgestaltung von „Desk Sharing“-Modellen (Sharing Ratio, Clean Desk Policy & Co)

Damit die Suche nach einem freien Arbeitsplatz nicht zur „Reise nach Jerusalem“ wird, wird bei „Desk Sharing“-Modellen in der Regel eine sogenannte „Sharing Ratio“ festgelegt, die das Verhältnis zwischen Anzahl der Arbeitsplätze und vollzeitbeschäftigten AN angibt (z.B. 0,8 Arbeitsplätze pro 1 Vollzeit-AN).

Wenn größere räumliche Bereiche einem „Desk Sharing“-Modell unterliegen, werden oft sogenannte „Homebases“ definiert. Darunter versteht man abgegrenzte räumliche Bereiche, die bestimmten Abteilungen zugewiesen sind. Die AN können in diesem Bereich ihren Arbeitsplatz frei wählen, aber die Abteilungen bleiben räumlich zusammen. Um bereichsübergreifende, temporäre Zusammenarbeit zu ermöglichen, werden zusätzlich oftmals eigene Kollaborationszonen eingerichtet. Viele AG verbessern die Arbeitsplatzausstattung mit höhenverstellbaren Schreibtischen, Zweitmonitoren und gesonderten Rückzugs- und Besprechungszonen.

Damit einschlägige Modelle funktionieren, muss zudem jeder den Schreibtisch am Ende seiner Arbeitszeit wieder vollständig aufräumen und Arbeitsmittel sowie persönliche Gegenstände anderweitig verstauen („Clean Desk Policy“).

Ferner sind bei der Ausgestaltung von „Desk-Sharing“-Modellen auch die Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung zu beachten. Für AN ohne Einzelbüros, die ausschließlich Bürotätigkeiten verrichten, reicht ein gemeinsamer Kasten/Garderobenraum, sofern eine andere versperrbare Einrichtigung pro AN (z.B. versperrbarer Rollcontainer etc.) zur Aufbewahrung von persönlichen Dingen vorhanden ist. AN können nicht auf den Anspruch auf versperrbare Kleiderkästen etc verzichten, weil es sich um AN-Schutzvorschriften handelt, die nicht abweichend zulasten des AN abbedungen werden können. Wollen AG somit „Desk Sharing“-Modelle einführen, sind versperrbare Rollcontainer zur Verfügung zu stellen.

Einführung von Desk Sharing im Rahmen des Weisungsrechts möglich

Das „Wo“ und vor allem das „Wie“ der Erbringung der Arbeitsleistung ist grundsätzlich Sache des Weisungsrechts und kann damit einseitig vom AG vorgegeben werden. Ist ein Betriebsrat eingerichtet, kann dieser bei der näheren Ausgestaltung des „Desk Sharings“ allerdings ein Mitbestimmungsrecht haben.

Wann der Betriebsrat zu beteiligen ist

Für „Desk Sharing“-Modelle ist vor allem der Betriebsvereinbarungs-Tatbestandes nach § 97 Abs 1 Z 6 ArbVG („Maßnahmen zur zweckentsprechenden Benützung von Betriebseinrichtungen und Betriebsmitteln“) einschlägig. Es handelt sich hier um einen sogenannten erzwingbaren Betriebsvereinbarungs-Tatbestand („BV-Tatbestand“); kommt keine Einigung zwischen Betriebsinhaber und Betriebsrat zustande, entscheidet auf Antrag die Schlichtungsstelle. Da Remote Working aus AN-Sicht als beliebt und Desk Sharing als unbeliebt qualifiziert wird, könnte die Belegschaftsvertretung hier im einschlägigen Zusammenhang auf die Erzwingbarkeit einer BV iZm „Desk Sharing“-Modellen hinweisen und den Abschluss einer BV erzwingen.

Soll i.Z.m. einem „Desk Sharing“-Modell ein Online Booking Tool/ eine IT-Plattform bereitgestellt werden, über die die AN die Arbeitsplätze buchen und reservieren können, wird wohl zudem der BV-Tatbestand nach § 96a Abs 1 Z 1 ArbVG („Einführung von Systemen zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung von personenbezogenen Arbeitnehmer-Daten) verwirklicht sein. Denn die Einführung von Systemen zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung von personenbezogenen AN-Daten, die über die Ermittlung von allgemeinen Angaben zur Person und fachlichen Voraussetzungen hinausgehen, unterliegt der notwendigen Mitbestimmung mit Zwangsschlichtung. Ist dieser BV-Tatbestand verwirklicht, kann der Betriebsinhaber hier ohne Zustimmung des Betriebsrats bzw einer Entscheidung der Schlichtungsstelle die beabsichtigten Maßnahmen nicht durch- bzw einführen. Einzelvereinbarungen mit den AN sind unzulässig.

Ist über die Login-Daten nachzuziehbar, von welchem Arbeitsplatz sich AN angemeldet haben und die Platzbelegung zur Kapazitätsplanung überprüfbar, ist ferner zu fragen, ob hier ein die Menschenwürde berührendes Kontrollsystem gemäß § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG etabliert wird. Das könnte auch dann zutreffen, wenn es im Zuge des „Desk Sharing“-Modelles zusätzlich zu Zugangskontrollen zu bestimmten Unternehmensbereichen oder Arbeitsplätzen kommt. Unter derartige Kontrollmaßnahmen fallen sowohl Maßnahmen mit technischen Hilfsmitteln (z.B. Kameras, Durchgangsschleusen, EDV-Zugangsregistrierung) als auch durch andere Personen (Eingangskontrollen etc.). Die Menschwürde wird durch eine Kontrollmaßnahme dann berührt, wenn die Eingriffsintensität ein Mindestausmaß überschreitet. Die Zustimmung des Betriebsrates ist bei Verwirklichung des BV-Tatbestandes erforderlich, ohne Zustimmung des Betriebsrates ist die Maßnahme nicht umsetzbar.

„Open Space & Co einschließlich „Desk Sharing“-Modellen sollten genau geplant werden, damit der Betriebsrat hier keinen Strich durch die Rechnung macht.“
„Open Space & Co einschließlich „Desk Sharing“-Modellen sollten genau geplant werden, damit der Betriebsrat hier keinen Strich durch die Rechnung macht.“

Je nach weiterer Ausgestaltung des „Desk Sharing“-Modelles könnten auch noch andere BV-Tatbestände, nämlich Regelungen in Bezug auf Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Dauer und Lage der Arbeitspausen (§ 97 Abs 1 Z 2 ArbVG), Maßnahmen zur menschengerechten Arbeitsgestaltung (§ 97 Abs 1 Z 9 ArbVG), Maßnahmen zur Sicherung der vom AN eingebrachten Gegenstände (§ 97 Abs 1 Z 17 ArbVG) und Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Betreuungspflichten und Beruf (§ 97 Abs 1 Z 25 ArbVG) verwirklicht sein.

Schließlich könnte sich auch unter dem Aspekt des Gesundheitsschutzes ein Mitspracherecht des Betriebsrats gemäß § 97 Abs 1 Z 8 ArbVG („Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit der AN“) ergeben. Mit der pauschalen Behauptung, durch eine gemeinsame Nutzung etwa von Computertastaturen und -mäusen sei die Hygiene gefährdet, kann die Einführung von „Desk Sharing“ zwar nicht gestoppt werden, der Betriebsrat könnte jedoch aber auch unter diesem Aufhänger eine BV vor der Schlichtungsstelle erzwingen.

„Desk Sharing“ als verschlechternde Versetzung?

In manchen Fällen könnte die mit dem „Desk Sharing“-Modell verbundene Änderung des Arbeitsplatzes von den AN als Verschlechterung ihrer bisherigen Arbeitsplatzsituation wahrgenommen werden. Insbesondere wenn „Desk Sharing“-Modelle eine offenere und mehr auf Zusammenarbeit gerichtete Arbeitsweise fördern sollen, ist oft die Aufgabe von Einzelbüros – auch für Führungskräfte – vorgesehen. Es kann sich somit die Frage stellen, ob in diesen Fällen eine verschlechternde Versetzung vorliegt. Das wird i.d.R. unter Hinweis auf die entsprechende OGH-Judikatur zu verneinen sein, wonach ein Wechsel von einer alleinigen Büronutzung in ein Zimmer mit weiteren AN nicht als (verschlechternde) Versetzung zu qualifizieren ist (OGH 14Ob7/86). Die alleinige Aufgabe des Einzelbüros kann auch nicht als soziale Schlechterstellung oder Schmälerung des Ansehens im Unternehmen gewertet werden, insbesondere dann nicht, wenn es sich um ein neues Raumnutzungskonzept für viele AN bzw. ganze Abteilungen handelt.

Praxishinweis

Die Einführung von Desk Sharing kann verschiedene Mitbestimmungsrechte auslösen. Wie ein Fall aus Deutschland zeigt (LAG Düsseldorf vom 9. Jänner 2018 – 3 TaBVGa 6/17), kann der Betriebsrat insoweit versuchen, die Einführung gerichtlich – auch per einstweiliger Verfügung – zu stoppen. In dem vom LAG Düsseldorf entschiedenen Fall konnte sich der Betriebsrat vor Gericht zwar nicht durchsetzen, AG sind aber dennoch gut beraten, im Vorfeld sorgfältig zu prüfen, ob die konkret geplanten Maßnahmen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates auslösen könnten. Da es bei uns in Österreich – soweit ersichtlich – bislang noch an Rechtsprechung fehlt, sollte der Betriebsrat nach Möglichkeit und das am besten frühzeitig mit an Bord geholt und eine BV ausverhandelt werden.

www.eh.at
Fotos: beigestellt, Montage

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