Anpassungen im Arbeitsrecht und im Steuerrecht: Das Homeoffice-Maßnahmenpaket 2021

231
Mag. Oliver Walther, Arbeitsrechtsexperte und Partner bei Preslmayr Rechtsanwälte
Mag. Oliver Walther, Arbeitsrechtsexperte und Partner bei Preslmayr Rechtsanwälte

Mit dem lange angekündigten Homeoffice-Maßnahmenpaket 2021 wurden wesentliche Anpassungen im Arbeitsrecht und im Steuerrecht vorgenommen.

Nach der gesetzlichen Definition liegt Arbeit im Homeoffice vor, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt. Der Begriff Wohnung umfasst nach den Gesetzesmaterialien auch ein Wohnhaus, den Nebenwohnsitz oder eine Wohnung (ein Wohnhaus) eines nahen Angehörigen. Die neuen Regelungen gelten somit bewusst nicht für andere Formen des „Mobile Working“, z.B. im öffentlichen Co-Working-Space. Das bedeutet aber freilich nicht, dass solche flexiblen Arbeitsformen nicht trotzdem vereinbart werden dürften, zumal der Arbeitsort der freien Vereinbarung unterliegt, nur gelten dann eben die Regelungen des Homeoffice-Maßnahmenpakets nicht.

Homeoffice ist (weiterhin) Vereinbarungssache

Schon vor Inkrafttreten der neuen Bestimmungen galt, dass eine Tätigkeit im Homeoffice einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedarf. Im AVRAG ist nunmehr klargestellt, dass Arbeit im Homeoffice „aus Beweisgründen“ schriftlich zu vereinbaren ist. Nach den Gesetzesmaterialien soll die Vereinbarung eines einseitigen Weisungsvorbehalts des Arbeitgebers (also der Möglichkeit des Arbeitgebers, Homeoffice einseitig anzuordnen) nicht zulässig sein. Da sich diese Einschränkung aber im Gesetzestext nicht wiederfindet, muss aufgrund der wechselseitigen Treue- und Fürsorgepflichten im Arbeitsverhältnis zumindest in besonderen Ausnahmesituationen, wie etwa einer Freistellung für Risikogruppen, bei Quarantäne oder einer dringenden gesundheitspolitischen Empfehlung (z.B. bei einer allfälligen vierten Welle im Herbst), weiterhin auch eine vorübergehende einseitige Anordnung von Homeoffice möglich sein.
Das Fehlen der (Unter-)Schriftlichkeit der Vereinbarung soll nach den Gesetzesmaterialien nicht zur Nichtigkeit der Vereinbarung führen; die Vereinbarung kann auch auf elektronischem Wege (z.B. E-Mail) erfolgen.

Die für das regelmäßige Arbeiten im Homeoffice erforderlichen digitalen Arbeitsmittel (Laptop, Mobiltelefon, Datenverbindung) hat der Arbeitgeber bereitzustellen. Davon kann durch Vereinbarung abgewichen werden, wenn der Arbeitgeber die angemessenen und erforderlichen Kosten für die vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten digitalen Arbeitsmittel trägt; die Kosten können auch pauschaliert abgegolten werden. Der Kostenersatz kann sowohl in einer Einzelvereinbarung als auch in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes kann eine Homeoffice-Vereinbarung unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten eines Kalendermonats gelöst werden. Unabhängig von dieser gesetzlichen Kündigungsmöglichkeit können auch Befristungen sowie Regelungen zur (ordentlichen) Kündigung vereinbart werden. Eine einvernehmliche Beendigung ist jederzeit möglich.

Freiwillige Betriebsvereinbarung

Mit dem Homeoffice-Maßnahmenpaket wurde im ArbVG auch ein eigener Betriebsvereinbarungstatbestand („Festlegung von Rahmenbedingungen für Arbeit im Homeoffice“) eingeführt, der eine umfassende Regelung von Homeoffice (Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Regelungen zum Kostenersatz etc.) auf betrieblicher Ebene ermöglicht. Solche Betriebsvereinbarungen können die Grundlage für die – jedenfalls notwendigen – Einzelvereinbarungen bilden.

Arbeitnehmerschutz und Arbeitsunfälle

Die meisten Bestimmungen des ArbeitnehmerInnenschutzgesetzes (ASchG) samt Verordnungen kommen auch bei Arbeit im Homeoffice zur Anwendung, nicht hingegen arbeitsstättenbezogene Arbeitsschutzvorschriften oder die Arbeitsstättenverordnung. Im Arbeitsinspektionsgesetz  wird zudem ausdrücklich normiert, dass die Organe der Arbeitsinspektion nicht berechtigt sind, Wohnungen von Arbeitnehmern zu betreten.

Bereits mit dem 3. COVID-19 Gesetz wurden vorübergehende Sonderregelungen zu Arbeitsunfällen im Homeoffice geschaffen. Diese Regelungen werden nun etwas adaptiert ins Dauerrecht überführt: Als Arbeitsunfälle gelten auch Unfälle, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der die Versicherung begründenden Beschäftigung in der Wohnung (Homeoffice) ereignen. Durch die gesetzliche Gleichstellung des Aufenthaltsorts mit der Arbeitsstätte in werden auch bestimmte Wegunfälle vom Homeoffice aus erfasst.

Das DHG normiert schließlich noch, dass die Bestimmungen des Dienstnehmer-haftpflichtgesetzes sinngemäß anzuwenden sind, wenn dem Dienstgeber durch im gemeinsamen Haushalt mit dem Dienstnehmer lebende Personen im Zusammenhang mit Arbeiten im Homeoffice ein Schaden zugefügt wird.

Steuerrechtliche Aspekte

Der steuerrechtliche Teil des Homeoffice Maßnahmenpakets wurde mit dem 2. CO-VID 19 Steuermaßnahmengesetz umgesetzt. Damit sollen die durch Homeoffice hervorgerufenen höheren Kosten für die Arbeitnehmer steuerlich ausgeglichen werden.

Steuerfreies Homeoffice-Pauschale

So wurde etwa festgelegt, dass der Wert der digitalen Arbeitsmittel, die ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die berufliche Tätigkeit unentgeltlich überlässt, und ein seitens des Arbeitgebers gewährtes Homeoffice Pauschale nicht steuerbar (und auch beitragsfrei) sind. Das Homeoffice Pauschale beträgt maximal 3 Euro pro Tag, an dem der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice ausübt; es steht für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr zu. Ein die Obergrenze von 300 Euro im Kalenderjahr übersteigendes Homeoffice Pauschale stellt steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Soweit das Homeoffice Pauschale den Höchstbetrag von 3 Euro pro Homeoffice Tag nicht erreicht, kann der Arbeitnehmer die Differenz auf 3 Euro für jeden tatsächlich geleisteten Homeoffice Tag (innerhalb der Höchstgrenze von 100 Tagen) als pauschale Werbungskosten in der Veranlagung geltend machen. Das Homeoffice Pauschale kürzt die steuerlich abzugsfähigen Ausgaben für digitale Arbeitsmittel zur Verwendung eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes in der geltend gemachten Höhe. Eine Anrechnung auf das allgemeine Werbungskosten-Pauschale von 132 Euro erfolgt nicht.

Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar (insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes können auch außerhalb eines (steuerlich zu berücksichtigenden) Arbeitszimmers bis zu 300 Euro pro Kalenderjahr als Werbungskosten geltend gemacht werden (ohne Anrechnung auf das Werbekostenpauschale). Voraussetzung sind zumindest 26 Homeoffice Tage im Kalenderjahr. Übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten insgesamt den Höchstbetrag, kann der Überschreitungsbetrag innerhalb des Höchstbetrages jeweils ab dem Folgejahr bis zum Kalenderjahr 2023 geltend gemacht werden. Für Anschaffungen im Jahr 2020 gilt eine Übergangsregelung dahingehend, dass der Höchstbetrag für das Kalenderjahr 2020 150 Euro beträgt (Voraussetzung ist jedoch auch hierfür, dass zumindest 26 Tage in der Wohnung gearbeitet wurde). Der Antrag auf Berücksichtigung dieser Kosten stellt ein rückwirkendes Ereignis im Sinne des BAO dar. Der Höchstbetrag für das Kalenderjahr 2021 beträgt, wie erwähnt, 300 Euro, vermindert sich jedoch um den im Kalenderjahr 2020 geltend gemachten Betrag. In Summe können bis 2023 somit 900 Euro an zusätzlichen Werbungskosten steuerlich abgesetzt werden. Der Arbeitnehmer darf im selben Kalenderjahr jedoch nicht auch Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer ansetzen.

Anders als die arbeitsrechtlichen Bestimmungen sind die steuerlichen Bestimmungen befristet und treten mit 1.1.2024 außer Kraft.

Änderung in der Lohnkontenverordnung

Für Arbeitgeber wesentlich ist auch eine Änderung in der Lohnkontenverordnung: Sowohl für die Bemessung des höchstmöglichen nicht steuerbaren Homeoffice Pauschales als auch für die Berechnung der mit Homeoffice zusammenhän-genden Werbungskosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar ist es notwendig, dass die Tage, an denen der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausschließlich in seiner Wohnung ausübt, in das Lohnkonto aufgenommen werden. Dies unabhängig davon, ob ein Homeoffice Pauschale ausbezahlt wird oder nicht.

www.preslmayr.at

Foto: beigestellt

Flower